Управління проєктами: як розставляти пріоритети та сяяти там, де потрібно

Якщо детальніше – треба діяти стратегічно й розділити проєкт на невеликі частини, формувати загальне бачення та планувати час із буфером строків. Зараз розповімо про це більше.

Також цікаво Nemiroff зігріватиме відвідувачів новорічного ярмарку у Києві авторськими гарячими коктейлями

Хороший план найчастіше дорівнює досягненню мети

Чимало людей на початку планування проєкту відчувають себе пригніченими, особливо коли визначають пріоритети завдань для управління проєктом. Буває навіть, що відповідальні особи впадають у відчай – від великої кількості завдань.

• Бо що важливіше?
• Скільки часу займе виконання того чи іншого завдання?
• Коли і який етап починати?
• У що обійдеться кожен конкретний крок?

І це, ясна річ, далеко не весь перелік питань. Та головне питання насправді в іншому: що допоможе розгребти його?

Перше – діяти стратегічно й розділити проєкт на невеликі частини

Важливо розуміти: не можна у плануванні проєкту концентруватися на досконалому виконанні якогось одного завдання. На цьому етапі розумніше розподілити час та енергію на пріоритетні кроки, які у підсумку забезпечать результат.

Друге – формувати загальне бачення

Після розставляння пріоритетних кроків треба розділити "великого монстра" на "маленьких монстриків". Це означає – прописати окремі компоненти для кожного кроку (хто бере участь, яка інформація потрібна, коли цей крок можна вважати завершеним тощо).

Третє – планувати час із буфером строків

Бо все одно врахувати все неможливо, і щось десь та й вилізе. Тому важливо мати час і простір для маневру.

Хороший план – більша частина успіху / Фото unsplash

Розставляємо пріоритети

Розставляння пріоритетів – це, власне, суть управління проєктами.

Ось приклад: якщо ти працюєш одночасно на чотирьох будівельних майданчиках, то кожен із них привертає лише частину твоєї уваги (ти не будеш сконцентрований) та енергії. У такому випадку помилки неминучі!

Як найкраще розставити пріоритети? Є кілька ефективних способів.

Принцип Ейзенхауера

Він передбачає розподіл завдання на 4 категорії:

• Важливі й термінові.
• Важливі й не термінові.
• Не важливі й термінові.
• Не важливі й не термінові.

У такому порядку слід і братися за виконання завдань. Причому у першому випадку варто братися за них самому, у другому – теж, але не одразу й без поспіху, а в третьому – делегувати.

Також цікаво Як ефективно керувати своїми грошима: поради мільярдера

Схема ABC

Вона передбачає розставляння завдань до категорій А, В та С, залежно від їхньої терміновості. Відповідно:

• Завдання категорії А мають високий пріоритет.
• Завдання категорії В – середній.
• А С – просто хай буде.

Цей підхід добре пасує до невеликих проєктів.

Схема з делегуванням

Відданість проєкту – це чудово. Та якщо ти супроводжуєш проєкт від початку до кінця, часу та енергії точно матимеш недостатньо, щоб сяяти на кожному кроці.

Тому треба розділяти повноваження – тобто, сяяти тільки там, де це помітять.

Для інших завдань дотримуйся принципу Парето: ти досягнеш 80% успіху з 20% зусиль.